Для чего нам нужно управлять своим временем? Время — это источник всего и именно поэтому им нужно управлять.
Зачем нам нужно организовывать свое время? Термин Время звучит как нечто неограниченное и свободное, так как оно есть у каждого, бедного и богатого, молодого и старого и у людей разных профессий. Но на самом деле время — это источник. У нас есть немного времени, отведенного на определенную задачу в нашей жизни. У нас есть определенное время для просмотра фильма, для окончания школы, для завершения задачи в нашей работе, у нас есть биологическое время для рождения детей и в конце концов у нас есть время, чтобы прожить нашу жизнь.
Лекция Рэнди Поша: Управление временем
Для чего нам необходимо правильное управление временем? Для достижения лучших результатов. Чтобы достигнуть качественной работы. Снизить стресс. Снизить количество ошибок. Добиться удовлетворения работой. Улучшить качество личной жизни.
Теперь мы видим, что времени не так уж много. Более того, вы не можете повернуть время вспять или купить его, даже если вы богаты. Если время прошла, его больше нет. Итак, теперь очевидно, что мы должны отведенным нам временем для выполнения определенной задачи наиболее эффективным способом.
Для того, чтобы организовать свое время наилучшим образом нам необходимо выучить и использовать инструменты управления временем:
Назначение приоритетов
В каждом отсеке нашей жизненной деятельности, в нашей профессии или в нашем отдыхе существуют определенные списки деятельности, которые должны быть доведены до конца. Так как существует больше действий, чем мы можем сделать в одно и то же время нам необходимо назначить приоритеты. Для того назначить приоритеты мы используем наше суждение, сенсорный опыт или советы других людей. Как бы то ни было существует намного больше конструктивных инструментов, которые могут помочь нам назначить приоритеты.
Матрица Срочности/Важности
Этот инструмент помогает нам фильтровать задачи по их срочности и важности. Срочное — это то, что требует внимания сейчас. Важное — это то. что относиться к результатам, цели и важности. После этого мы паруем эти две шкалы важности и срочности и получаем матрицу с четырьмя квадратами.
Парето
Принцип Парето — эти инструмент назначения приоритетов, который устанавливает, что 20% результатов исходит из 20% усилий. 80% прибыли исходит из 20% наших клиентов. 80% нашего успеха мы получаем благодаря 20% усилий.
Этот принцип не обязательно должен быть в соотношении 80:20, но он показывает, что существуют определенные деятельности, которые ведут к большей части нашего успеха, именно поэтому мы должны отдавать им приоритеты.
Отсрочка выполнения задач
Многие люди откладывают выполнение задач. На самом деле все в какой-то степени все откладывают. В самых экстремальных ситуациях отсрочка может полностью блокировать некоторые процессы или разрушить чью-то карьеру.
Для того чтобы бороться с отсрочкой во-первых нам необходимо понять степень нашей привычки отсрочивания. Во-вторых нам нужно понять почему так происходит. после всего этого необходимо предпринять действия, чтобы побороть привычку отсрочивать выполнение задачи.
Планирование времени
В то время как назначение приоритетов — это вертикальное измерение Управления Временем, Планирование времени — это горизонтальное измерение. Просто напросто планируя врем мы позиционируем нашу деятельность во времени. Для того, чтобы отслеживать планирование выполнения задач во времени, мы проводим отслеживания в нескольких временных масштабах:
• Вехи относятся к годовому планированию, планированию проекта и сезонным событиям
• Распределение Задач относится к Месячной, недельной и ежедневной шкале путем записи входящих задач и событий в желаемом временном формате (при помощи ноутбука, специального программного обеспечения). .
• Список дел — это простая форма ежедневного планирования. Он позволяет нам работать лучше, служит в качестве напоминалки и помогает нам прослеживать задачи. Он так же мотивирует нас на то, чтобы сделать то, что нам нужно и помогает нам сосредоточиться на приоритетах.
Советы по составлению списка дел
- В конце каждого дня уделите пять минут на планирование следующего дня.
- Незавершенные задачи из сегодняшнего графика перенесите на завтра.
- Включайте в список дел ежедневные задачи и долгосрочные задачи.
- Распределяйте задачи.
- Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи.
Избавьтесь от пожирателей времени.
Пожиратели времени — это деятельность, которая занимает часть нашего времени при непродуктивной деятельности. Обычными пожирателями времени являются паузы, перерывы, синдром анализа-паралича, слишком много параллельной деятельности, и т.д.
Первым шагом в устранении пожирателей времени является оценка того, сколько времени теряется в течение дня. Вторым шагом является отбор пожирателей времени, которых вы можете контролировать. И наконец, устранение этих пожирателей времени и периодическая их проверка поможет вам эффективно расходовать свое время.
Пожиратели времени:
— Неупакованные документы — Длинные чаты и телефонные разговоры — Перерывы — Отсрочки — Бумажная волокита
— Выполнений чужой работы — Проверка деятельности других людей — Неправильное распределение — Недостаток планирования — Курение.
